Gli uffici comunali gestiscono ogni giorno una grande quantità di documenti:

pratiche amministrative, comunicazioni ai cittadini, modulistica, atti, mappe e materiali informativi. Per lavorare con continuità servono dispositivi affidabili, assistenza tempestiva e costi di gestione comprensibili.

Copymac affianca enti pubblici e aziende nella gestione della produzione documentale dal 1984. Con sede ad Altavilla Vicentina, propone stampanti, multifunzioni, scanner e plotter, oltre a servizi di assistenza e soluzioni software per gli uffici. Scopri Copymac

Un parco stampa adatto alle esigenze del Comune

Non tutti gli uffici comunali stampano gli stessi documenti o hanno gli stessi volumi. Anagrafe, ufficio tecnico, servizi sociali, polizia locale e segreteria possono avere necessità diverse per formato, velocità, scansione e gestione delle stampe.

Una consulenza iniziale aiuta a valutare il parco dispositivi: quanti utenti servono, quali formati occorrono, dove si concentrano i volumi e quali documenti devono essere acquisiti o condivisi digitalmente. Sulla base di queste esigenze, Copymac può proporre soluzioni che includono:

• Stampanti e multifunzioni A4 e A3 per le attività quotidiane di stampa, copia e scansione.
• Plotter per gli uffici tecnici che producono tavole, planimetrie, cartografie e disegni di grande formato.
• Scanner documentali per acquisire e organizzare i documenti cartacei.
• Soluzioni software per gestire le code di stampa, controllare i flussi documentali e abilitare il rilascio sicuro dei lavori.

Noleggio operativo e gestione dei costi di stampa

Il noleggio di stampanti, multifunzioni e plotter permette al Comune di utilizzare attrezzature adeguate senza affrontare necessariamente l’acquisto diretto dei dispositivi. Il servizio e le condizioni economiche dipendono dalla configurazione e dal contratto: possono essere valutate formule che includono assistenza, manutenzione e gestione dei consumabili.

Copymac propone anche servizi di produzione documentale pay per page, che consentono di rapportare i costi alle pagine prodotte secondo le condizioni concordate. Un’analisi dei volumi e delle abitudini di stampa può aiutare l’ente a comprendere meglio i costi e a individuare possibili interventi di ottimizzazione. Soluzioni hardware Copymac

Assistenza tecnica e continuità del servizio

Un dispositivo fermo può rallentare il lavoro di un ufficio e ritardare la gestione delle pratiche. Per questo il servizio di noleggio può essere accompagnato da assistenza tecnica e manutenzione, con modalità definite in base al contratto e alle esigenze dell’ente.

Copymac dichiara di avere un personale tecnico qualificato e costantemente aggiornato. Sul sito mette inoltre a disposizione strumenti per richiedere assistenza, consultare manuali, comunicare letture dei contatori e richiedere consumabili. Informazioni sull’azienda e sui servizi

Gestione delle stampe e riservatezza dei documenti

Negli uffici comunali la riservatezza dei documenti è un’esigenza quotidiana. Le soluzioni di rilascio sicuro delle stampe, come i sistemi Follow Me Print, permettono di associare il ritiro dei documenti all’autenticazione dell’utente sul dispositivo, secondo la configurazione adottata.

Questo approccio può ridurre i documenti lasciati incustoditi nei vassoi e favorire un uso più consapevole delle stampanti. Le funzionalità e i requisiti di sicurezza vanno definiti in base ai sistemi e alle procedure del singolo ente. Soluzioni software Copymac

Multifunzioni efficienti e attenzione all’ambiente

La gestione del parco stampa può contribuire anche agli obiettivi di efficienza e sostenibilità dell’amministrazione. La scelta di dispositivi adeguati ai volumi effettivi, insieme al monitoraggio dei consumabili e alla riduzione delle stampe non ritirate, aiuta a contenere gli sprechi.

Copymac presenta tra le proprie soluzioni multifunzioni Epson con tecnologia Heat-Free, che non utilizza calore nel processo di stampa. Il modello più adatto e i consumi effettivi dipendono dal carico di lavoro e dalla configurazione scelta.

Un partner per la gestione documentale degli enti pubblici

Per un Comune, scegliere il noleggio significa valutare insieme dispositivi, assistenza, costi per pagina, sicurezza del rilascio e necessità dei diversi uffici. Copymac può partire dall’analisi dei flussi di stampa e scansione per proporre una configurazione coerente con l’organizzazione dell’ente, dal singolo ufficio tecnico a un parco macchine distribuito tra più sedi.

Copymac opera nell’office automation dal 1984 e dichiara di aver fornito multifunzioni, stampanti e servizi a oltre 4.000 aziende ed enti pubblici e privati. Per valutare il noleggio di multifunzioni, stampanti o plotter per il proprio Comune, è possibile contattare l’azienda tramite copymac.it.